دورة الطلب الداخلي

مشروع توضيحي يجمع ثلاثة مسارات على قاعدة بيانات واحدة

بنينا هذا النموذج في بيئة توضيحية، وبياناته مُولَّدة، عشان نبيّن لك كيف تشتغل الأجزاء مع بعض بطريقة ما توضحها المشاريع المنفصلة.

ما بنيناه

منشأة تجزئة لها ثلاثة فروع تستقبل من موظفيها طلبات شراء وصيانة وعهدة ومصروفات نثرية. قبل النظام، كانت الطلبات تروح في المحادثات، فيضيع بعضها ولا أحد يدري عند من وقف الطلب أو من متى.

بنينا الدورة من أولها لآخرها: الموظف يرفع طلبه من جواله، والنظام يحدد معتمده، والمعتمد يقرر، والقرار يتوثق. ثلاث قطع تشتغل على جدول واحد بدل ثلاثة أنظمة تتبادل ملفات التصدير.

كيف تسير الدورة

1. الموظف يرفع الطلب: النوع والمبلغ ومركز التكلفة ووصف الحاجة.
2. النظام يقرأ المبلغ ويحدد المعتمد.
3. يوصل للمعتمد بريد فيه رقم الطلب وتفاصيله ومسار اعتماده.
4. تذكير بعد ٢٤ ساعة، وثانٍ بعد ٤٨ يصل لمقدم الطلب أيضاً.
5. وإذا مضت ٧٢ ساعة بلا قرار، يتصعد الطلب لمن فوقه وينسجل سبب التصعيد.
6. القرار ينأخذ من التطبيق، والرفض ما يمر بلا سبب مكتوب.
7. كل خطوة تنكتب في سجل التدقيق: من قرر، ومتى، ولماذا.

الصلاحية بالرقم

ثلاث شرائح مكتوبة في دليل المنشأة، والنظام يطبقها حرفياً على كل طلب: حتى ألف ريال مشرف الفرع، وحتى خمسة آلاف مدير العمليات، وفوقها موافقتان.

التطبيق

خمس شاشات للجوال. اللوحة تفتح لك الأرقام مباشرة، مو قائمة تدور فيها، وشاشة المعتمد تعرض الطلبات المعلقة فقط مع مسار اعتماد كل طلب.

ما يجري بلا أن يلمسه أحد

التوجيه والمراسلة والتذكير والتصعيد والتوثيق، وبعدها تقرير أسبوعي بكل اللي صار.

مساعد يجيب من دليل المنشأة

يجيب عن سياسة الطلبات من دليل المنشأة نفسه: من يعتمد أي مبلغ، وكم تستغرق الدورة، وماذا يحدث عند التأخير.

وحدوده واضحة داخله. إذا سألته عن طلب زميلك يرفض، ولا يؤكد حتى وجود الطلب. وهذا الرفض مقصود: مساعد يجاوب عن كل شيء بيخترع إجابة إذا ما عرف.

ما الذي يتغيّر

لكل طلب رقم ومسار وسجل، فما فيه طلب بلا أثر. والشرائح الثلاث يطبقها النظام لا الأشخاص، فيختفي سؤال «لمن أرسله؟» ومعه أسبوع من تمرير الطلب بين الناس. وما يبقى طلب بلا قرار أكثر من ٧٢ ساعة. وكل رفض له سبب مكتوب، وهذا يمنع رفع الطلب نفسه بعد أسبوع. ومتوسط زمن الاعتماد يصير رقماً على الشاشة بدل تقدير في الذهن.

ماذا يعني هذا لك

نطاق كل مشروع نكتبه مع صاحبه. نبدأ بمكالمة استكشافية نفهم فيها عمليتك قبل أي التزام. تواصل معنا على واتساب: +966****1422 أو info@tipyan-ksa.com