تقدر تشوف مبيعات متجرك وأرقام محاسبتك في لوحة واحدة تتحدث بجدول ثابت، بدل ما تنقلها بيدك وتقارنها كل أسبوع. نبدأ من متجرك ونظام محاسبتك كما هما، ونوضح لك قبل أي التزام وش ينربط ووش يبقى بيدك.
المشكلة كما تعيشها: ليش أرقام المتجر ما تطابق المحاسبة؟
في آخر الأسبوع تفتح لوحة المتجر وتنزّل الطلبات، ثم تفتح نظام المحاسبة وتدور على نفس الفترة. الرقمان قريبان، لكنهما ما يتطابقان. تبدأ تبحث: طلب مسترجع هنا، شحن محسوب هناك، طلب دُفع اليوم وسُجّل بكرة.
ولما تخلص المطابقة، يكون الأسبوع الجديد بدأ. والقرار اللي كنت تبي تاخذه، مثل أي منتج يستاهل تزيد مخزونه أو أي قناة تجيب لك البيع، يتأجل لأن الصورة ما اكتملت.
ليش تصير؟ وش اللي يخلي الرقمين يختلفون؟
لأن كل نظام يسجّل الحدث في لحظة مختلفة وبمعنى مختلف. المتجر يسجّل الطلب لحظة ما ينطلب، والمحاسبة تسجّل الإيراد لحظة ما يتأكد الدفع أو يصدر القيد. والمرتجعات والخصومات ورسوم الشحن تنحسب في مكان وتغيب عن الثاني.
والنقل اليدوي يزيد الفرق بدل ما يقلله: عمود ينسحب غلط، أو فترة تنقطع في نصف يوم، أو ملف قديم يتفتح بدل الجديد. فتصير المطابقة شغلاً أسبوعياً بحد ذاته.
متى تحتاج هذا؟ ثلاث علامات من أسبوعك
- تقضي ساعة أو أكثر كل أسبوع تنقل أرقاماً من المتجر إلى جدول، ثم من المحاسبة إلى نفس الجدول.
- تسأل «كم بعت فعلاً هذا الشهر؟» فتطلع لك إجابتان مختلفتان حسب النظام اللي فتحته.
- تنتظر آخر الشهر عشان تعرف الصافي بعد المرتجعات والرسوم، وقرارك يتأخر معه.
لو تبي تعرف كم تكلفك هذه الساعات في السنة، احسبها بنفسك.
وش اللي يتغيّر لما ينحل؟ كيف تمشي الخطوات؟
- نفهم وش تبي تشوف: القرار اللي تاخذه كل أسبوع، والأرقام اللي يحتاجها.
- نحدد المصادر: متجرك الإلكتروني ونظام محاسبتك، وجداولك إن كان عندك أرقام خارجهما.
- نكتب قاعدة المطابقة: متى يُعتبر الطلب بيعاً، وكيف تنحسب المرتجعات والرسوم، حتى يطلع رقم واحد تتفق عليه.
- نبني اللوحة ونجدول تحديثها: تتحدث وحدها، وتنبهك إذا توقف التحديث بدل ما تعرض أرقاماً قديمة.
- نختبرها على بياناتك الفعلية قبل التسليم، ونشرح لك كيف تقرأها.
وش نبني لك؟
لوحة تجمع مبيعات متجرك وأرقام محاسبتك في مكان واحد: المبيعات والصافي بعد المرتجعات، وأعلى المنتجات، والفرق بين النظامين إن وُجد وسببه. نختار الأداة الأنسب لحالتك من منصات عالمية موثوقة، وتعرف الأداة المختارة وسبب اختيارها قبل أي التزام.
وش ما يحله هذا الدليل؟
اللوحة تجمع الأرقام وتوضح الفرق، لكنها ما تصحح قيداً محاسبياً خاطئاً ولا تغيّر طريقة تسجيل محاسبك. وإذا كان النظام نفسه ما يسمح بإخراج بياناته، نقول لك هذا في مكالمة الاستكشاف قبل أي دفع.
الباقة المناسبة والسعر
ابدأ بـباقة النمو (3,000 ريال) لأنها تجمع حتى ثلاثة مصادر بتحديث مجدول ينبهك إن توقف. وإذا كان عندك مصدر واحد فقط، فـالباقة الأساسية (1,500 ريال) أقرب لك.
14 يوم عمل كحد أدنى، أو حسب ما نتفق عليه معك. تبدأ المدة من استلام بياناتك كاملة. لك جولتا تعديل ضمن النطاق المتفق عليه.
أسئلة يسألها أصحاب المتاجر
هل لازم أغير نظام المحاسبة أو المتجر؟
لا. نبدأ من الأنظمة اللي عندك ونفهم وش يمكن ربطه، ثم نوضح لك الحل قبل أي التزام.
كم مرة تتحدث اللوحة؟
بجدول ثابت نتفق عليه حسب حاجتك، وتنبهك إذا توقف التحديث.
وش أجهز قبل المكالمة؟
القرار اللي تبي تاخذه كل أسبوع، واسم الأنظمة اللي عندك اليوم. الباقي نسأل عنه في المكالمة.